Kontrola tworzenia nabywców

❓ Przegląd

Moduł Kontrola tworzenia nabywców umożliwia zablokowanie możliwości bezpośredniego tworzenia rekordów nabywców w systemie. Gdy funkcja jest włączona, nabywcy mogą być tworzeni wyłącznie poprzez moduł kontaktów, co zapewnia ujednolicenie procesu oraz kompletność danych.

⚙️ Ustawienia

  1. Otwórz stronę ⚙️ N24C - Core Extension Setup.
  2. W sekcji Ogólne znajdź pole Blokuj bezpośrednie tworzenie nabywców.
  3. Zaznacz pole wyboru, aby włączyć funkcję blokowania bezpośredniego tworzenia nabywców.

🔍 Jak używać

Tworzenie nabywcy przez moduł kontaktów

Gdy funkcja jest włączona, jedynym sposobem utworzenia nowego nabywcy jest:

  1. Otwórz listę Kontakty lub Kartę kontaktu.
  2. Utwórz nowy kontakt lub wybierz istniejący kontakt typu Firma lub Osoba.
  3. Użyj akcji Utwórz jako nabywca, aby przekonwertować kontakt na nabywcę.

Próba bezpośredniego utworzenia nabywcy

Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć nabywcę bezpośrednio z listy nabywców lub innej, system wyświetli komunikat błędu:

Nie można utworzyć nabywcy bezpośrednio. Nabywcy mogą być tworzeni wyłącznie poprzez moduł kontaktów.

Aby utworzyć nabywcę:

  1. Otwórz Listę kontaktów lub Kartę kontaktu.
  2. Utwórz lub wybierz kontakt typu Firma/Osoba.
  3. Użyj akcji „Utwórz jako nabywca", aby przekonwertować kontakt na nabywcę.

📘 Przykłady i scenariusze

Scenariusz: Nowy nabywca — prawidłowy proces przez kontakty

Potrzeba: Firma pozyskuje nowego klienta. Handlowiec chce utworzyć kartotekę nabywcy, ale system wymaga przejścia przez moduł kontaktów.

Kroki:

  1. Otwórz Lista kontaktów i utwórz nowy kontakt typu Firma.
  2. Uzupełnij dane: nazwa firmy, kraj, NIP, adres, osoba kontaktowa.
  3. Na karcie kontaktu kliknij akcję Utwórz jako nabywca.
  4. System tworzy kartotekę nabywcy z danymi z kontaktu.

Rezultat: Nabywca istnieje w systemie z pełnymi danymi kontaktowymi. Powiązanie kontakt–nabywca jest automatycznie utworzone, co zapewnia spójność danych w CRM i sprzedaży.

Scenariusz: Próba obejścia procesu — system blokuje

Potrzeba: Nowy pracownik działu sprzedaży próbuje szybko dodać nabywcę bezpośrednio z listy nabywców, nie znając obowiązującej procedury.

Co się dzieje:

  1. Pracownik otwiera Lista nabywców i klika Nowy.
  2. System wyświetla komunikat błędu z wyjaśnieniem, że nabywców tworzy się tylko przez moduł kontaktów.
  3. Komunikat zawiera instrukcję krok po kroku, jak prawidłowo utworzyć nabywcę.

Rezultat: Pracownik uczy się prawidłowej procedury. Dane nabywcy zawsze przechodzą przez moduł kontaktów, co gwarantuje kompletność informacji i poprawne powiązania w systemie.

Podpowiedź

Ten moduł jest szczególnie przydatny w firmach z wymogami compliance, gdzie każdy kontrahent musi przejść weryfikację (np. sprawdzenie NIP, listy sankcyjne) przed utworzeniem kartoteki nabywcy.