Kontrola tworzenia dostawców

Przegląd

Moduł Kontrola tworzenia dostawców umożliwia zablokowanie możliwości bezpośredniego tworzenia rekordów dostawców w systemie. Gdy funkcja jest włączona, dostawcy mogą być tworzeni wyłącznie poprzez moduł kontaktów, co zapewnia ujednolicenie procesu oraz kompletność danych.

Konfiguracja

  1. Otwórz stronę N24C | Ustawienia Core Extension.
  2. W sekcji Ogólne znajdź pole Blokuj bezpośrednie tworzenie dostawców.
  3. Zaznacz pole wyboru, aby włączyć funkcję blokowania bezpośredniego tworzenia dostawców.

Jak używać

Tworzenie dostawcy przez moduł kontaktów

Gdy funkcja jest włączona, jedynym sposobem utworzenia nowego dostawcy jest:

  1. Otwórz listę Kontakty lub Kartę kontaktu.
  2. Utwórz nowy kontakt lub wybierz istniejący kontakt typu Firma lub Osoba.
  3. Użyj akcji Utwórz jako dostawca, aby przekonwertować kontakt na dostawcę.

Próba bezpośredniego utworzenia dostawcy

Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć dostawcę bezpośrednio z listy dostawców lub innej funkcjonalności, system wyświetli komunikat błędu:

Nie można utworzyć dostawcy bezpośrednio. Dostawcy mogą być tworzeni wyłącznie poprzez moduł kontaktów.

Aby utworzyć dostawcę:

  1. Otwórz Listę kontaktów lub Kartę kontaktu.
  2. Utwórz lub wybierz kontakt typu Firma/Osoba.
  3. Użyj akcji "Utwórz jako dostawca", aby przekonwertować kontakt na dostawcę.

Przykłady i scenariusze

Scenariusz: Nowy dostawca — prawidłowy proces przez kontakty

Potrzeba: Firma rozpoczyna współpracę z nowym dostawcą z Niemiec. Kupiec chce utworzyć kartotekę dostawcy, ale system wymaga przejścia przez moduł kontaktów.

Kroki:

  1. Otwórz Lista kontaktów i utwórz nowy kontakt typu Firma.
  2. Uzupełnij dane: nazwa firmy, kraj DE, NIP, adres, osoba kontaktowa.
  3. Na karcie kontaktu kliknij akcję Utwórz jako dostawca.
  4. System tworzy kartotekę dostawcy z danymi z kontaktu.

Rezultat: Dostawca istnieje w systemie z pełnymi danymi kontaktowymi. Powiązanie kontakt–dostawca jest automatycznie utworzone, co zapewnia spójność danych w CRM i zakupach.

Scenariusz: Próba obejścia procesu — system blokuje

Potrzeba: Nowy pracownik działu zakupów próbuje szybko dodać dostawcę bezpośrednio z listy dostawców, nie znając obowiązującej procedury.

Co się dzieje:

  1. Pracownik otwiera Lista dostawców i klika Nowy.
  2. System wyświetla komunikat błędu z wyjaśnieniem, że dostawców tworzy się tylko przez moduł kontaktów.
  3. Komunikat zawiera instrukcję krok po kroku, jak prawidłowo utworzyć dostawcę.

Rezultat: Pracownik uczy się prawidłowej procedury. Dane dostawcy zawsze przechodzą przez moduł kontaktów, co gwarantuje kompletność informacji i poprawne powiązania w systemie.

Podpowiedź

Ten moduł jest szczególnie przydatny w firmach z wymogami compliance, gdzie każdy kontrahent musi przejść weryfikację (np. sprawdzenie NIP, listy sankcyjne) przed utworzeniem kartoteki dostawcy.