Zlecenia transportowe

Twórz zlecenia transportowe w Business Central z ofert, zamówień sprzedaży, zaksięgowanych faktur sprzedaży i wydań magazynowych za pomocą kreatora TMS.

Zlecenie transportowe jest nowym dokumentem w systemie, w którym zbierane są dane o tym:

  • co chcemy wysłać
  • skąd chcemy wysłać
  • gdzie chcemy wysłać
  • sposób wysyłki, czyli w jaki sposób towar został spakowany oraz z jakiej usługi transportu korzystamy
  • aktualny status wysyłki

Zlecenia transportowe niezależnie od dokumentu źródłowego, z którego zostały utworzone tworzone są w osobny sposób ujednolicając wszystkie procesy wysyłek i późniejszych ich analiz.

❓ Skąd można zrealizować wysyłkę?

  • Oferta sprzedaży
  • Zamówienie sprzedaży
  • Zaksięgowana faktura sprzedaży
  • Wydanie magazynowe
  • Ze strony TMS | Nowe zlec. transportowe bez dok. — możliwość utworzenia zlecenia bez dokumentu źródłowego: dla nabywcy, dla dostawcy lub bez powiązania z dokumentem (dane uzupełniane ręcznie).

Dokument sprzedaży, zaksięgowana faktura sprzedaży i Wydanie magazynowe

W celu utworzenia zlecenia transportowego z dokumentu sprzedaży, zaksięgowanej faktury sprzedaży lub wydania magazynowego otwórz dokument z listy albo bezpośrednio z kartoteki:

  1. Zlokalizować i kliknąć na pasku akcji TMS
  2. Następnie klikamy w Utwórz Zlecenie transportowe
  3. Wybieramy interesującą nas usługę logistyczną i klikamy Tak

Bez dokumentu źródłowego

  1. Wyszukujemy stronę o nazwie TMS | Utwórz zlecenie transportowe bez dokumentu.
  2. W polu Typ wybieramy wariant:
    • Nabywca — pole Nr jest wymagane. Zlecenie zostanie utworzone dla wybranego nabywcy.
    • Dostawca — pole Nr jest wymagane. Zlecenie zostanie utworzone dla wybranego dostawcy.
    • Puste Typ — zlecenie zostanie utworzone bez powiązania z dokumentem. Wszystkie dane uzupełniamy ręcznie.
  3. Klikamy OK.

🚀 Tworzenie zlecenia transportowego

Tworzenie zlecenia transportowego różni się lekko w zależności od wybranej usługi logistycznej. Poniżej przedstawiliśmy proces dla każdej usługi logistycznej.

Jeżeli korzystasz z integracji, dla wybranego Spedytora ustaw pole Usługa logistyczna. Podczas tworzenia zlecenia system wybierze tę usługę automatycznie. Jeżeli spedytor nie ma przypisanej usługi logistycznej, wybierz ją ręcznie.

Opcjonalna aktualizacja kartotek

Pole Aktualizuj karty nabywców/dostawców w Ustawieniach TMS określa, czy zmienione dane nadawcy lub odbiorcy są zapisywane także w powiązanej kartotece. Domyślnie pole jest włączone.

Po ręcznej zmianie danych nadawcy lub odbiorcy i kliknięciu Dalej pojawia się pytanie o aktualizację, jeśli zmienione wartości różnią się od kartoteki. Pytanie pojawia się we wspólnym kreatorze TMS/Apaczka oraz w kreatorach GFL i Raben.

Godziny odbioru

Po wybraniu typu nadania z odbiorem kuriera i wskazaniu daty odbioru pojawią się pola godzin odbioru Od i Do. Uzupełnij je, jeśli przewoźnik powinien przyjechać w określonym przedziale godzin.

Wprowadzone godziny są widoczne w podsumowaniu zlecenia i można je zmienić przed złożeniem zlecenia.

Dane kierowcy i pojazdu

W kreatorze TMS, Raben i GFL możesz wybrać zapisaną wartość albo wpisać nową w polach:

  • Imię i nazwisko kierowcy
  • Nr tel. kierowcy
  • Nr rej. samochodu
  • Nr rej. naczepy

Lista pokazuje wartości zapisane dla danego pola. Po udanym wysłaniu system próbuje dopisać nowe wartości do słownika.

Brak usługi logistycznej

Brak usługi logistycznej oznacza, że tworzymy zlecenie transportowe, które nie będzie wysyłane do żadnego przewoźnika. Wszystkie funkcje TMS pozostaną aktywne.

  1. Podstawowe informacje

    Uzupełnij i zweryfikuj dane adresowe nadawcy i odbiorcy. Bazując na danych systemowych, automatycznie wprowadziliśmy wszystkie znane informacje.

  2. Opakowania

    Krok ten służy do wprowadzenia wszystkich opakowań/palet, które będą wysłane w zleceniu transportowym. Uzupełnij wymagane pola.

    Podpowiedź

    Jeżeli korzystasz z poprawnie skonfigurowanego modułu Sugerowanych opakowań, a opakowania zostały poprawnie wyliczone, uzupełnimy wiersze z opakowaniami bazując na obliczeniach.

  3. Produkt

    Krok ma na celu prawidłowy wybór spedytora, usługi logistycznej i daty nadania, jeżeli dotyczy.

    • Jeżeli w dokumencie źródłowym nie został wybrany spedytor ani usługa logistyczna, pojawi się okienko z wyborem spedytora i usługi.

    • Wybierz typ nadania przesyłki. Jeśli wybrany typ odbioru kuriera wymaga daty, uzupełnij sugerowaną datę nadania przesyłki.

  4. Dodatkowe informacje

    W tej sekcji możesz wprowadzić opcjonalne informacje.

  5. Podsumowanie

    Końcowy krok w procesie tworzenia zlecenia transportowego. Służy do podsumowania wszystkich zebranych informacji i ostatecznej weryfikacji.

    • Aby zatwierdzić zlecenie transportowe, kliknij Złóż zlecenie.

    • Pojawi się okienko z ceną całkowitą zamówienia. Po potwierdzeniu i kliknięciu Tak, zlecenie zostanie złożone.

    • Jeżeli w TMS | Ustawienia zostało włączone dodawanie kosztu do dokumentu źródłowego, koszt zostanie automatycznie dodany do dokumentu źródłowego, bądź zostanie wyświetlone pytanie o dodanie kosztu.

    Podpowiedź

    Jeżeli korzystasz z poprawnie skonfigurowanego modułu Minimum logistyczne, dodawanie kosztu będzie uwzględnione od tego, czy w dokumencie źródłowym zostało spełnione minimum czy nie.

    Podpowiedź

    Jeżeli korzystasz z poprawnie skonfigurowanego modułu Minimum logistyczne, masz możliwość wykazywania kosztu transportu na dokumencie źródłowym jako wiersz z rabatem 100%, jeżeli minimum zostało spełnione. Ustawienie dostępne jest tutaj.

Raben

Proces tworzenia zlecenia dla Raben korzysta z oddzielnego kreatora. Szczegółowe informacje o konfiguracji, mapowaniach, wymaganych danych, wysyłaniu zlecenia, statusach i etykietach znajdziesz na stronie Integracja z Raben.

🔗 Obsługa zleceń po utworzeniu

📋 Lista zleceń transportowych

Na tej stronie możesz zobaczyć wszystkie zlecenia transportowe w systemie. Strona jest dostępna z wyszukiwarki wpisując TMS | Zlecenia transportowe.

Górna część strony zawiera dynamiczne filtry, które w łatwy sposób pozwalają filtrować zlecenia.

Po kliknięciu w Nr zlecenia, otworzy się kartoteka.

Anulowanie i usuwanie wielu zleceń z listy

Z poziomu listy możesz teraz wykonać akcje Anuluj i Usuń dla zaznaczonych wierszy.

  1. Zaznacz jedno lub wiele zleceń transportowych.
  2. Wybierz akcję Anuluj albo Usuń.
  3. Potwierdź operację w oknie dialogowym.

System sprawdza każde zaznaczone zlecenie osobno:

  • zlecenia, które spełniają warunki statusu, są przetwarzane,
  • zlecenia, które nie spełniają warunków, są pomijane,
  • po zakończeniu otrzymasz jedno podsumowanie z numerami zleceń, których nie udało się anulować lub usunąć.

⚙️ Statusy zleceń transportowych

Na stronie TMS | Stany zleceń transportowych definiujesz statusy używane na zleceniach oraz ich zachowanie.

  1. Otwórz TMS | Ustawienia.
  2. Wybierz akcję Statusy zleceń transportowych.
  3. Dodaj lub edytuj status, a następnie uzupełnij Kod, Opis, Kolejność sortowania i Kategoria.
  4. W razie potrzeby zaznacz Domyślny dla kategorii. System używa tego statusu przy automatycznej zmianie dla danej kategorii.
  5. Określ, czy zlecenie z tym statusem można edytować, usunąć lub anulować oraz czy jego karta ma być tylko do odczytu.

Automatyczne zmiany statusu

Na stronie TMS | Reguły wyzwalacza stanu włącz regułę i wybierz Ustaw kategorię. Po wystąpieniu zdarzenia system przypisze domyślny status wybranej kategorii. Reguły działają tylko dla zleceń bez usługi logistycznej.

Możesz skonfigurować reguły dla zdarzeń Zlecenie utworzone, Zaksięgowane wydanie sprzedaży, Zlecenie anulowane i Zastosowano fakturę transportową.

📘 Kartoteka zlecenia transportowego

Kartoteka zlecenia transportowego służy do wyświetlenia wszystkich informacji na temat zlecenia.

Rozwijając okienko pola informacji, ujawni się panel po prawej stronie, który zawiera wszystkie dokumenty źródłowe dla bieżącego zlecenia. Poniżej znajdują się akcje, które pozwalają pobrać etykietę, otworzyć listę zleceń transportowych, oraz uruchomić stronę służącą do śledzenia przesyłki.

Jeżeli zlecenie zostało utworzone na podstawie dokumentu źródłowego, numer zewnętrzny tego dokumentu jest automatycznie przenoszony do zlecenia transportowego. Dzięki temu można łatwiej powiązać zlecenie z dokumentem sprzedaży, zakupu lub wydania magazynowego.

Anulowanie i usuwanie na kartotece

Na kartotece akcje Anuluj i Usuń wymagają dodatkowego potwierdzenia przed wykonaniem.

  • Użyj Anuluj, gdy bieżący status pozwala na anulowanie.
  • Użyj Usuń tylko dla statusów, które pozwalają na usunięcie.

Pola adresowe

W polach adresowych nadawcy, odbiorcy i miejsca załadunku wpisz pełny adres, łącznie z numerem budynku.