🧾 Dokumenty kasowe (KP/KW)
Ta strona opisuje pełny proces pracy z dokumentami kasowymi: od wystawiania KP i KW, przez ich księgowanie, aż po przeglądanie zaksięgowanych dokumentów.
⚙️ Jak włączyć moduł
Dokumenty KP i KW są dostępne od razu po skonfigurowaniu rozszerzenia. Upewnij się, że:
- uzupełniony jest Szablon dziennika i Instancja dziennika w Ustawieniach dokumentów kasowych,
- istnieje co najmniej jedna kasa gotówkowa na stronie Lista kas gotówkowych,
- użytkownik ma przypisany zestaw uprawnień N24CMG CASH MGMT.
📋 Listy dokumentów kasowych
Moduł udostępnia cztery listy dokumentów:
| Strona | Opis |
|---|---|
| Wpłaty gotówkowe | Lista niezaksięgowanych dokumentów KP (Kasa Przyjmie). |
| Wypłaty gotówkowe | Lista niezaksięgowanych dokumentów KW (Kasa Wypłaci). |
| Zaksięgowane wpłaty gotówkowe | Archiwum zaksięgowanych KP. |
| Zaksięgowane wypłaty gotówkowe | Archiwum zaksięgowanych KW. |
Kolorowe oznaczenie na listach
Na listach zaksięgowanych dokumentów każdy wiersz jest kolorowany:
- 🟢 Zielony — dokument jest przypisany do raportu kasowego.
- 🔴 Czerwony — dokument nie jest przypisany do żadnego raportu kasowego.
Dokumenty czerwone wymagają weryfikacji — mogą oznaczać lukę w raportowaniu kasowym.
📄 Karta dokumentu KP / KW
Nagłówek dokumentu
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr kasy | Kasa gotówkowa powiązana z dokumentem. Przypisywana przy tworzeniu dokumentu (z konfiguracji użytkownika lub przez wybór ręczny). |
| Nr | Numer dokumentu — nadawany automatycznie z serii numeracji lub ręcznie. |
| Opis linii | Opcjonalny opis skrócony widoczny na liście dokumentów. |
| Nazwa płatnika/odbiorcy | Nazwa kontrahenta — wymagane. |
| Data dokumentu | Data wystawienia dokumentu. |
| Data księgowania | Data pod którą zostaną utworzone zapisy księgi. Przy tworzeniu nowego dokumentu system podpowiada bieżącą datę roboczą. |
| Data obowiązku VAT | Data obowiązku VAT — opcjonalna, używana przy rozliczeniach VAT. |
| Kwota całkowita | Suma kwot ze wszystkich linii dokumentu. |
| Kod waluty | Waluta kasy — przypisywana automatycznie z kartoteki kasy. |
| Kurs waluty | Kurs wymiany — edytowalny, gdy dokument jest w walucie obcej. |
Ważne
Kwoty w dokumentach KP i KW należy zawsze podawać jako wartości bezwzględne (dodatnie) — niezależnie od tego, czy jest to wpłata czy wypłata. Typ dokumentu (KP/KW) determinuje kierunek operacji.
Uwaga
System wyświetli ostrzeżenie, gdy data księgowania lub data obowiązku VAT jest wcześniejsza niż data dokumentu.
Linie dokumentu
Każdy dokument zawiera co najmniej jedną linię rozrachunkową:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Typ konta | Typ rozrachunku: Odbiorca, Dostawca, Konto K/G, Pracownik. |
| Nr konta | Numer rozrachunkowy powiązany z wybranym typem konta. |
| Opis | Opis operacji. |
| Kwota | Kwota linii (wartość bezwzględna). |
| Dokument do rozliczenia — typ | Typ dokumentu, z którym ma być rozliczony zapis (np. Faktura). |
| Dokument do rozliczenia — nr | Numer dokumentu do rozliczenia. |
| Wymiar globalny 1 / 2 | Kody wymiarów — przenoszone automatycznie z kasy lub faktury źródłowej. |
| Nr projektu / Nr zadania projektu | Opcjonalne powiązanie z projektem — przenoszone automatycznie z faktury źródłowej, jeśli wszystkie linie faktury dotyczą tego samego projektu. |
✍️ Tworzenie nowego dokumentu
Krok 1 — Wybór kasy
Przy tworzeniu nowego KP/KW system automatycznie przypisuje kasę:
- Najpierw sprawdza, czy użytkownik ma przypisaną kasę w Konfiguracji użytkownika.
- Jeśli nie — wyświetla okno wyboru kasy.
Krok 2 — Uzupełnienie danych
- Podaj nazwę płatnika/odbiorcy.
- Sprawdź i w razie potrzeby zmień datę dokumentu i datę księgowania.
- Uzupełnij linie dokumentu — typ konta, numer konta i kwotę.
Krok 3 — Księgowanie
Kliknij akcję Księguj. System:
- Weryfikuje poprawność danych (saldo kasy, daty, wypełnienie wymaganych pól).
- Tworzy zapisy w dzienniku ogólnym.
- Automatycznie przypisuje zaksięgowany dokument do otwartego raportu kasowego dla wybranej kasy.
- Jeśli brak otwartego raportu — tworzy nowy raport i przypisuje do niego dokument.
Informacja
Naciśnięcie ESC na nowym, niezapisanym dokumencie (bez numeru) spowoduje jego anulowanie — dokument nie zostanie utworzony w bazie.
🚫 Zabezpieczenia i walidacje
| Sytuacja | Zachowanie systemu |
|---|---|
| Wypłata (KW) przekracza bieżące saldo kasy | Błąd — dokument nie może zostać zaksięgowany. |
| Data księgowania wcześniejsza niż data dokumentu | Ostrzeżenie — użytkownik musi potwierdzić. |
| Brak wybranej kasy przy próbie księgowania | Błąd — wymagany wybór kasy przed kontynuacją. |
⚡ Automatyczne tworzenie KP/KW z faktur
System automatycznie tworzy dokumenty kasowe podczas księgowania faktur sprzedaży i zakupu, gdy na fakturze:
- wybrana jest metoda płatności powiązana z kasą gotówkową, oraz
- wskazana jest kasa gotówkowa (pole Nr kasy).
Działanie automatyzacji
| Typ faktury | Tworzony dokument |
|---|---|
| Faktura sprzedaży | KP (Kasa Przyjmie) — wpłata od klienta |
| Zamówienie sprzedaży (z fakturowaniem) | KP (Kasa Przyjmie) |
| Faktura zakupu | KW (Kasa Wypłaci) — wypłata do dostawcy |
| Zamówienie zakupu (z fakturowaniem) | KW (Kasa Wypłaci) |
| Faktura korygująca sprzedaży / Zamówienie zwrotu sprzedaży | KW (Kasa Wypłaci) — zwrot klientowi |
Automatycznie tworzony dokument kasowy jest od razu przypisywany do otwartego raportu kasowego. Jeśli brak raportu — system tworzy nowy.
Informacja
Jeśli na fakturze wskazano akcję kasową (Utwórz lub Utwórz i Zaksięguj), a pole Nr kasy jest puste — system wyświetli błąd i zablokuje księgowanie faktury.
Informacja
Jeśli dokument zakupu/sprzedaży zawiera linie powiązane z projektami, numer projektu i zadania są automatycznie przenoszone na linię dokumentu kasowego — pod warunkiem, że wszystkie linie faktury dotyczą tego samego projektu. W przeciwnym razie system wyświetla komunikat informacyjny.
🔍 Akcje dostępne na dokumencie
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Księguj | Księguje dokument i przypisuje go do raportu kasowego. |
| Podgląd zaksięgowanych | Otwiera listę zaksięgowanych KP/KW dla tej kasy. |
| Podgląd kasy | Otwiera kartotekę kasy powiązanej z dokumentem. |
| Drukuj | Drukuje KP/KW zgodnie z wybranym w ustawieniach wydrukiem. |
🔄 Korekta kursu walutowego
Dla kas walutowych na karcie dokumentu dostępne jest pole Kurs waluty — można go zmienić ręcznie przed zaksięgowaniem. System przelicza kwoty w walucie lokalnej na podstawie aktualnego lub zmienionego kursu.
Szczegóły dotyczące obsługi kursów walut dla raportów: Raporty kasowe → Kasy walutowe.