Automatyczne przypomnienia o płatnościach

Funkcja automatycznych przypomnień umożliwia systemowi automatyczne wysyłanie powiadomień o nieopłaconych fakturach bez konieczności ręcznego wybierania zapisów. System sam znajduje odpowiednie faktury i wysyła przypomnienia zgodnie z ustawioną konfiguracją.

Konfiguracja automatycznych przypomnień

Krok 1: Ustawienie formuły daty

W ustawieniach w sekcji "Krok 3: Automatyczne wysyłanie e-mail" skonfiguruj pole "Formuła daty powiadomienia":

• Wartości ujemne - wysyłaj przed terminem płatności (np. -3D = 3 dni przed terminem)
• Wartości dodatnie - wysyłaj po terminie płatności (np. +1D = 1 dzień po terminie)
• Zero - wysyłaj w dokładny termin płatności (0D)

Przykłady formuł

Formuła	Opis	Przykład
-7D	7 dni przed terminem	Faktura z terminem 15.01 → przypomnienie 8.01
-1D	1 dzień przed terminem	Faktura z terminem 15.01 → przypomnienie 14.01
0D	W dniu terminu	Faktura z terminem 15.01 → przypomnienie 15.01
+3D	3 dni po terminie	Faktura z terminem 15.01 → przypomnienie 18.01
+1W	1 tydzień po terminie	Faktura z terminem 15.01 → przypomnienie 22.01

Krok 2: Konfiguracja filtra klientów (opcjonalnie)

W polu "Filtr nabywców powiadomień" możesz określić, którzy klienci mają otrzymywać automatyczne przypomnienia:

1. Kliknij przycisk "..." przy polu
2. Ustaw kryteria filtrowania (np. grupy księgowe, kody krajów)
3. Jeśli pole pozostanie puste, wszyscy klienci z nieopłaconymi fakturami będą uwzględnieni

Przykłady filtrów

• Grupa księgowa nabywcy: KRAJ - tylko klienci krajowi
• Kod kraju/regionu: PL - tylko klienci z Polski
• Grupa cenowa nabywcy: DETAL - tylko klienci detaliczni

Uruchamianie automatycznych przypomnień

Metoda 1: Ręczne uruchomienie

1. Przejdź do strony ⚙️ PR | Rozpocznij tutaj!
2. W sekcji "Krok 3" kliknij przycisk "Uruchom Automatyczne Przypomnienia o Płatności"
3. Potwierdź chęć wysłania przypomnień
4. System przetworzy wszystkie odpowiednie faktury

Metoda 2: Automatyczne uruchomienie

Skonfiguruj zadanie w kolejce zadań aby automatycznie uruchamiać przypomnienia:

1. Przejdź do Wpisy kolejki zadań
2. Utwórz nowy wpis z następującymi ustawieniami:
   • Typ obiektu: Codeunit
   • ID obiektu: 71610483 (N24PR Mass Email Notification)
   • Cykl: ustaw zgodnie z potrzebami (np. codziennie)

Logika automatycznego przetwarzania

System automatycznie:

1. Znajduje odpowiednie faktury:

   • Otwarte faktury z kwotą pozostałą do zapłaty > 0
   • Faktury, dla których nie wysłano jeszcze przypomnienia
   • Faktury spełniające formułę daty powiadomienia

2. Filtruje klientów:

   • Sprawdza czy klient ma ustawiony adres e-mail
   • Weryfikuje czy klient spełnia kryteria filtra
   • Pomija klientów bez kompletnych danych

3. Grupuje i wysyła:

   • Grupuje faktury według klientów
   • Tworzy jeden e-mail na klienta ze wszystkimi przeterminowanymi fakturami
   • Zapisuje informację o wysłanym powiadomieniu

Przykład działania

Scenariusz: Formuła ustawiona na +1D (1 dzień po terminie)

Dzisiaj: 16 stycznia 2025

System znajdzie:

• Faktury z terminem płatności 15 stycznia 2025 lub wcześniej
• Które są nadal otwarte (nieopłacone)
• Dla których nie wysłano jeszcze przypomnienia

System wyśle jeden e-mail do każdego klienta zawierający wszystkie jego przeterminowane faktury.

Zalety automatycznych przypomnień

✅ Oszczędność czasu - Brak konieczności ręcznego wybierania zapisów
✅ Konsystentność - Przypomnienia wysyłane zgodnie z ustaloną polityką
✅ Kompleksowość - System sam znajdzie wszystkie odpowiednie faktury
✅ Elastyczność - Możliwość dostosowania formuł i filtrów
✅ Automatyzacja - Możliwość uruchamiania przez kolejkę zleceń

Ważne uwagi

Uwaga

• Jeśli formuła daty jest pusta, automatyczne przypomnienia nie będą wysyłane
• System wysyła tylko jedno przypomnienie na fakturę - nie ma automatycznych powtórzeń
• Upewnij się, że scenariusz e-mail jest poprawnie skonfigurowany przed uruchomieniem

Podpowiedź

• Przetestuj ustawienia na małej grupie klientów przed pełnym wdrożeniem
• Regularnie sprawdzaj logi Job Queue aby upewnić się, że automatyczne uruchamianie działa poprawnie, bądź skorzystaj z rozwiązania Advanced Queues

Monitorowanie i śledzenie

Po wysłaniu automatycznych przypomnień:

• Sprawdź pole "Ostatnie przypomnienie wysłane" w zapisach księgi nabywców
• Przejrzyj logi telemetrii w celu monitorowania skuteczności
• Użyj widoku "Wysłane przypomnienia" w zapisach księgi nabywców aby zobaczyć przetworzone faktury aby zobaczyć przetworzone faktury